【時短術】Acrobat Standardで2つの文書の差分を取るテクニック

2018年4月29日Office, PDF, 仕事術, 時短術

PDF文書の差分を比較する

こんばんは、ゆきです!

仕事で2つのPDF文書の差分を比較したい…ってことよくありますよね。

例えば、標準文書や契約書、要領書の改定箇所を見つけたいという時に、文書の隅から隅まで読んで差分を見つけるなんてやり方はスマートじゃありません。

今回はAcrobat Standard(Pro版ではありません)を使って、2つの文書の差分を比較するテクニックをご紹介します。

Acrobat Standardの問題点は差分比較がないこと

Adobe Acrobatには2つのライセンス形態があります。Pro版とStandard版です。

Pro版は少し高いですが、Standard版よりも多機能なのが特徴。それぞれの機能の違いは次の通りです。

Acrobat Pro Acrobat Standard
PDFを作成して、Word、Excel、またはPowerPoint形式に書き出し  〇  〇
PDFのテキストや画像を直接編集  〇  〇
フォームの記入、署名、送信を簡単に  〇  〇
2つのバージョンのPDFを比較し、すべての差分を確認  〇  ×
スキャンした文書を編集および検索可能なPDFに変換  〇  ×
高度なモバイル機能が充実  〇  ×
ISOとアクセシビリティ標準にPDFが準拠しているか検証して修正  〇  ×

Acrobat Proがあれば、2つの文書の差分を比較する機能があるので、簡単に差分を取ることが出来ます。

Acrobat Proの差分比較
Acrobat Proの差分比較。この機能はStandardにはないのだ…。

しかし、Acrobat Standardの場合、この差分比較の機能が消えています…。

会社で導入されているのがAcrobat Standardなら、どうやって差分比較をすればよいのでしょうか?

え?1つ1つ見るしかない?

ダメ、絶対。

そんな非効率なやり方は窓から投げ捨てよう。

Acrobat StandardのWordへの書き出し機能を使おう

多くのビジネス文書はワードに書き出しできるものが大半です。

そしてWordには文書比較の機能が標準で付いています。会社でMicrosoft Officeが導入されてない方は流石にいないと思います。(いないよね?)

つまり、以下のようなやり方を取ることで簡単に文書比較することが出来ます。

PDFをWord化してから文書比較

実際にやってみよう

PDFからWord文書への書き出し

PDFからWord文書への書き出しは、Acrobatの[ファイル]メニューから、[書き出し形式]を選択します。さらに、[Microsoft Word]を選択し、[Word文書]をクリックします。

PDFからWord文書への書き出し
画像はPro版ですが、Standardでも同様です。

これでPDF文書をWord文書に書き出しすることができます。比較したい文書2つとも、PDFからWordに書き出しします。

次に文書比較です。

Word 2016(Office 365)での文書比較方法

Word2016(Office 365)での文書比較は、次の通りです。

(1)Wordを開いて、メニューから[校閲]を選びます。リボンメニューの中の[比較]から[比較(c)]を選びます。

Wordのリボンメニューから文書比較を選ぶ

(2)先ほどPDFからWordにした文書2つを選びます。左が元の文書、右に変更された文書を選択します。

2つの比較したい文書を選ぶ

これで比較が完了です。以下のように変更履歴が表示され、変更された場所には赤い縦線が入っています。このファイルでは”現状維持は衰退への第一歩”という文章を追加していました。

比較結果

まとめ:ツールはうまく使おう

実際に僕の勤務先にも、ツールの使い方を知らないが故に時間がかかっている人は大勢います。

差分比較なんて人間がやっても見逃しもしてしまうし、良いことはありません。ソフトウェアが得意なことはそちらに任せた方が断然効率的。

Office系や通常よく使うソフトの使い方をよく勉強するのは、最初は時間がかかるかもしれませんが、最終的に自分の仕事の時短につながりますよ!

以上!